….van mij, Ineke Smits
Iedere zelfstandig ondernemer werkt op een andere wijze, op verschillende tijden en plaatsen. Werken als virtueel assistente betekent flexibiliteit. Hierdoor ben ik zelf ook in staat mijn werkdagen flexibel in te delen. Geen dag is daarom hetzelfde. Hoe een werkdag er voor mij uit ziet?
Planning
Met regelmaat bekijk ik de planning van een klant om te zien of ik kan adviseren efficiënter en effectiever met tijd om te gaan. We worden vaak afgeleid en dwalen soms af bij het (‘even’) de social media checken. Was je van plan om alleen maar even een Twitter berichtje te plaatsen? Zit je vervolgens op allerlei pagina’s door te klikken en nieuwsberichten of Instagram foto’s te bekijken. Oeps.
Op zoek naar structuur
Hoe doe jij dat dan? Wordt mij wel eens gevraagd. Ook ik maak zo nu en dan de bekende menselijke fouten en mijn werkdag ziet er echt niet altijd even gestructureerd uit, ondanks dat mijn bedrijf Organisatie & Structuur heet. Dat geeft ook niet. Je moet het werkbaar houden en kijken wat bij je past. Datgene wat niet bij je past kun je altijd nog aan anderen over laten.
Een doorsnee dag
Mijn werkdag is eigenlijk niet standaard te omschrijven. Bij mijn werkzaamheden als zelfstandig professional keren sommige zaken dagelijks terug, maar zijn er ook veel die incidenteel voorkomen. Ik heb uiteraard te maken met mijn boekhouding en administratie, het uitvoeren van werkzaamheden virtueel en op locatie, het deelnemen (of zelf organiseren) van evenementen en het bijwonen van netwerkenbijeenkomsten, maar ook het delen van kennis en het overleggen met derden om mijn klanten op alle fronten goed te helpen. Een afwisselende baan, waar ik met vol enthousiasme van geniet. Een goede planning is een voorwaarde om alles zo goed mogelijk te laten verlopen.
Het is dinsdag en ik werk vandaag vanuit huis. Er staat één ochtendafspraak op de agenda.
08.00 uur. Ik bekijk mijn mail en agendaplanning. Deze planning zit grofweg al wel in mijn hoofd, maar de losse taken en werkzaamheden niet allemaal afzonderlijk. De belangrijke werkzaamheden staan ingepland in mijn agenda vanaf een uurtje of 9. Ik lees kort de koppen van de krant online en kijk op social media. Een interessant bericht plan ik direct in voor op plaatsing op Twitter.
08.41 uur. De belangrijke taken staan ingepland in de ochtend. Dan ben je immers het meest effectief en geconcentreerd als het om werk gaat. De kinderen zijn naar school en er is rust om geconcentreerd te werken. Ik ga aan de slag met een complexe taak waar ik 1,5 uur voor heb uitgetrokken.
10.25 uur. Het is tijd voor koffie tussendoor. Soms even met een mede-zzp’er (lees: vriendin), maar vandaag niet, omdat ik om 11.00 uur een afspraak bij een klant heb. Wat ik nog wel eens mis als zelfstandige, zijn gesprekken met collega’s. Daarom stel ik gesprekken met een ‘collega’-zzp’er tijdens een koffiemomentje erg op prijs. Wellicht later deze week.
11.00 uur. Ik ben aangekomen bij mijn afspraak en aldaar nemen we door wat we de komende afspraak gaan doen en willen bereiken. Afhankelijk van de werkzaamheden lever ik op voorhand een overlegagenda aan, maar in dit geval ben ik ter plekke nodig om zaken op de pakken. Het betreft deze keer structuur aanbrengen op de werkplek en bekijken welke marketingacties er kunnen worden opgepakt. Ook bekijken we de website van deze klant en verwerken aanpassingen samen ter plekke. Ik plan mijn afspraken altijd wat ruimer in, zodat bij uitloop mijn agenda niet in het gedrang komt.
12.42 uur. Het nodige is gedaan en het is tijd voor lunch. Dit keer niet samen met de klant, want ook dat gebeurt soms, maar thuis. Daar wordt op me gewacht. Mijn jongste zoon is al thuis en heeft trek in tosti’s. Samen aan de keukentafel bespreken we de plannen voor de middag. Ik ben als moeder niet heel hard meer ‘nodig’, dus ook hij gaat zijn eigen gang. Ik krijg tussendoor nog een telefoontje van een klant die voor zaken naar het buitenland gaat, welke nog een klein verzoek voor vertrek heeft. We spreken af hierover contact te houden per e-mail en WhatsApp. Ik maak hierna handig even gebruik van mijn thuiswerken en hang een was buiten te drogen. Zo benut ik de tijd optimaal.
13.54 uur. Ik zit weer achter mijn pc en heb deze middag allerhande kleine ‘klusjes’ op de agenda staan van verschillende klanten. Ze staan ieder afzonderlijk in mijn agenda en ik heb er een groot deel van de middag voor ingepland. Ik plan zoveel tijd in, omdat ik gedurende de middag nog enkele mails en een Skype gesprek verwacht en rekening houd met onderbrekingen.
16.02 uur. Ik bekijk mijn social media, archiveer wat stukken in klantendossiers en verwerk mijn uren per klant, zodat zij exact op de hoogte blijven. Ook reageer ik op enkele privé-mails. Na een paar digitale terugkoppelingen aan klanten ga ik afronden. Ik verwacht n.l. dat ik straks nog even wat tijd moet besteden aan een urgent document, want ik wacht nog op verdere details hiervoor.
21.30 uur. Nadat ik het betreffende document heb bijgewerkt, bespreek ik ’s avonds op de bank nog wat ideeën en onderwerpen voor een blog. Ik typ alvast kort een aanzet voor mijn blog in Evernote. Als zzp-er ben ik soms een wandelende denktank en nu staat het alvast opgeslagen voor wanneer ik het kan gebruiken. Nu heb ik de tijd, maar wanneer ik deze niet heb hoef ik me daardoor niet te haasten.
‘Haast je als je tijd hebt, dan heb je tijd als je haast hebt’
22.44 uur. Ik kijk nog even op mijn telefoon naar mijn agenda van morgen. Wat staat in de planning en wat kan ik mogelijk nog verwachten? Het wordt weer een andere dag dan vandaag….Geen werkdag hetzelfde!
Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt (Privacy statement)