…tussen de 1001 andere dingen op je ’to do’ list
Je hebt een geweldig idee dat tot meer bezoek en meer omzet kan leiden. Het vergt alleen nogal wat tijd. Tijd die je niet hebt omdat er al 1001 andere dingen op je ‘to do’ list staan die ook allemaal belangrijk zijn. Hoe kun je een grote taak zoals het bouwen van een website of het maken van een online cursus, zo inplannen dat het haalbaar wordt?
Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je, als je in zo’n project duikt, een maand of zes geen inkomsten genereert. Hoe kun je ervoor zorgen dat je omzet blijft draaien en je ondertussen ook aan je bedrijf werkt?
4 tips voor een juiste planning:
1. Bepaal een helder, tijdsgebonden doel
Bepaal voordat je begint een helder doel en hang er een tijdslimiet aan. Je wilt bijvoorbeeld:
- Een nieuwe website bouwen vanaf scratch, in 8 weken; of
- Je bestaande website zodanig aanpassen en optimaliseren zodat deze nog beter voor je gaat werken, in 8 weken; of
- Een nieuw (online) product, dienst of workshop ontwerpen in, 12 weken
Stuk voor stuk zijn dit grote projecten die je naast je andere werkzaamheden moet kunnen inplannen.
2. Maak een tijdsplanning
Maak een tijdsplanning met een bepaald doel
- Houd in je hoofd dat dit einddoel over drie maanden gereed dient te zijn.
- Maak vervolgens een commitment met jezelf. Als het in jouw ogen haalbaar is, zet je er dan op realistische wijze voor in. Is drie maanden niet haalbaar, besluit dan dat je er zes maanden over mag doen. Maar houd je er dan ook aan. Veel ondernemers springen van hot naar her met hun plannen en ideeën. Maar dan komt er uiteindelijk nooit iets af….
- Wanneer je besluit je project in drie maanden te realiseren, maak een tabel met 12 vlakken. Ieder vlak staat voor een week.
- Plaats nu taak 1 t/m 4 in deze eerste weken.
- Pak de eerste taak op en plan het in je agenda.
- Reserveer vier uur per week voor deze taken. (Je leest straks hoe je kunt vermijden dat je je laat verleiden tot uitstelgedrag).
Hang je planning boven je bureau
Beloon jezelf als je de taak hebt volbracht. Waarmee? Een wandeling, ijsje of een bos bloemen. Het is allemaal goed.
Waarom is het moeilijk om tijd te plannen?
Soms wordt je geleefd door alles wat er op een dag voorbij komt en heb je wellicht bij vlagen het gevoel niet de baas te zijn over je eigen tijd. Dan is het tijd om actie te ondernemen. Zeker als ondernemer heb je ervoor gekozen om ‘eigen baas’ te zijn en niet om je te laten leiden door de waan van de dag.
Hoeveel tijd heb je nodig per week?
Werk je aan een groot project of een lastige taak? Reserveer elke week bijvoorbeeld een ochtend in je agenda. Het kan ook zijn dat je iedere dag één uur inplant. Het werkt vaak beter om totale focus te hebben op een taak dan op heel veel kleine taken op een dag. Waarom? Met multitasken versnipper je je aandacht op die manier dat je heel veel energie verspilt. Het wordt steeds moeilijker om in je belangrijke taak terug te komen als je je steeds laat prikkelen en afleiden.
Hoe voorkom je prikkeling en afleiding?
- Zet de automatische melding van e-mailberichten uit.
- Zet de pushberichten uit: dan ontvang je geen meldingen dat je geretweet bent, of belangrijke updates op je berichten op Facebook. Dit kun je straks weer bekijken.
- Schakel je telefoon naar de voicemail of telefoondienst op de momenten dat je aan je grote taak gaat werken.
3. Claim je tijd
Blokkeer de gereserveerde tijd in de ochtend of dag in je agenda. Die dag is je website-, nieuwe product- of dienst- dag. Of dat nu op maandag of donderdag is, geef het aan in je agenda en houd het vast. Op die dag kun je gewoon geen andere afspraken maken. Gedurende de week schrijf je in een notitieboekje of in Evernote de ideeën op die je wilt gaan doen in de gereserveerde tijd. Bijvoorbeeld: de pagina schrijven waarop je je nieuwe aanbod gaat plaatsen, je salespagina, onderzoeken of je nieuwe product of workshop zou kunnen aanslaan, een klein zoekwoordenonderzoek doen om op de juiste titel voor je nieuwe product of dienst te komen… Er is genoeg te doen. Hak het in hapklare brokken en plan ze in.
Op welke tijdstippen kun je het beste je tijd reserveren?
Natuurlijk verschilt dit per persoon en per onderneming. Tijdens de vroege ochtend ben je het meest productief, maar zorg wel dat je even tijd incalculeert voor je e-mail en opstarten. Is woensdagmiddag je thuiswerkmiddag en zijn de kinderen thuis, zorg dan dat je je niet hoeft te concentreren op lastige taken.
Waarom zijn bulktaken prettig?
Een bulktaak is een rits aan werkzaamheden. Een blog schrijven, meerdere blogs schrijven zonder afbeeldingen te zoeken. Een andere bulktaak is bijvoorbeeld afbeeldingen zoeken voor een blog, een PowerPoint bewerken. Een uur lang alleen maar afbeeldingen zoeken, en bijvoorbeeld in een lichtbak plaatsen (een lichtbak is een persoonsgebonden favorietenmap). Bulktaken helpen je veel en snel resultaat te behalen.
4. Laat je niet afleiden
Focus je op een taak en laat je niet afleiden. De telefoon kun je doorschakelen naar je voicemail. Je e-mail pop-up kun je uitzetten. Op je ‘projectdag’, start je je e-mail en social media niet tussentijds op! Plan vaste tijdstippen wanneer je dit wel weer raadpleegt. Plan je berichten in, dit kan direct op Facebook, voor andere kanalen ook via Hootsuite of Tweetdeck.
Ga voor het resultaat en vier de overwinning als het je gelukt is om je ‘website’, ‘nieuwe product of dienst’ met succes te realiseren!
Heb je hulp nodig om zaken beter te plannen, een stok achter de deur of iemand die je helpt bepaalde taken op te pakken en af te ronden, neem eens contact op. Wellicht kan ToeDoe je verder helpen of doorverwijzen naar een expert.
‘You can do anything, but not everything’- David Allen
Bron: Irene Ogier – Iwebs
Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt (Privacy statement)