De meeste zelfstandig ondernemers besteden veel tijd aan hun bedrijf, maar hebben niet geheel in beeld waar ze de tijd nu exact aan besteden. Hij bijhouden van uren is echter wel belangrijk om uiteenlopende redenen.
Belastingdienst
Daarnaast kan het van belang zijn om aan de urencriteriumeis van de Belastingdienst te voldoen wanneer men gebruik wilt maken van de fiscale voordelen als ondernemer. Men is dan n.l. verplicht minimaal 1225 uur aan zijn onderneming te besteden. Dat moet aantoonbaar zijn d.m.v. een urenregistratie. Bijhouden is van belang, want het achteraf in kaart te brengen is een lastige opgave.
Tijd is geld
Om helder te krijgen of de uren die u offreert overeenkomen met de actueel gewerkte uren is het goed dit dagelijks bij te houden. U wilt immers betaald krijgen voor uw daadwerkelijk gewerkte tijd en u zal niet de eerste zijn die een prachtige offerte neerlegt bij een potentiële klant en uiteindelijk veel meer uren kwijt is aan de opdracht. De marge kan dan negatief uitvallen en u heeft uiteindelijk geen financiële opbrengst. Met een beter inzicht in tijd vs. werkzaamheden kunt u de juiste offerte opstellen.
Efficiency
Wanneer u de klant achteraf factureert voor de gewerkte uren is het voor zowel de kant als uzelf goed om in beeld te hebben welke activiteiten of werkzaamheden u heeft uitgevoerd en in hoeveel tijd. Zo blijft e.e.a. transparant en verklaarbaar. Met een duidelijk beeld over uw gewerkte tijd heeft u een goed inzicht over welke bedrijfsactiviteiten voor u winstgevend zijn en/of welke activiteiten u wellicht eens onder de loep moet nemen.
Digitale hulpmiddelen
Er is voldoende (online) software waarmee u uw urenregistratie op een gemakkelijke manier kan bijhouden. Vaak is deze urenregistratie verwerkt in een boekhoudpakket waarmee de volledige administratie van het bedrijf bijgehouden kan worden. Maar goedkopere oplossingen zijn er ook. U kunt uw uren bijhouden in bijvoorbeeld een Excelbestand. Hier zijn op het internet diverse (gratis) sjablonen voor te vinden. Zeker bij kleine en startende bedrijven kan dit voldoende zijn.
Gratis sjablonen urenregistratie: Tuxx, Beeldrijk, Vertex42, urenregistratie Excel.
Wanneer het aantal klanten en personeel toeneemt is het verstandig om na te denken over professionele software. Deze kunnen na het invullen van de uren automatisch facturen naar klanten sturen en zo een hoop werk uit handen nemen. De meeste urenregistratie zit verwerkt in een volledig boekhoudpakket, zoals bijvoorbeeld bij Acumulus, AccountView of Reeleezee, maar er zijn ook pakketten gespecialiseerd in urenregistratie.
Online urenregistratie: Toggl, RescueTime, TimeWriter, EgroupWare, EasyTemplate, klok. Allen veelal met een gratis (proef)versie.
Urenregistratie app’s: Timesheet – Time Tracker: (Android € 0,-), Time Office: (iOS € 1,79), Urenregistratie (iOS – € 0,89), Yanomo (€ 0,-).
Stel niet uit tot morgen wat u vandaag kunt doen
Indien u nog niet gestart bent met het bijhouden van uw werktijd helpen bovenstaande tips u wellicht met het inzichtelijk maken. Wanneer u er tegen op ziet kan ik u de tip geven (zoals ik vaker doe), om de taken kleiner te maken en niet uit te stellen.
Wat kunt u zoal bijhouden in uw urenregistratie;
- De uitvoering van werkzaamheden voor opdrachtgevers
- Afspraken met klanten
- Werkoverleg
- Reistijd
- De tijd voor een specifiek project
- De tijd voor het ontwikkelen nieuwe producten en/of diensten
- Acquisitie & afspraken met prospects
- Administratie
- Netwerken
- Bijscholing (cursus, workshop, seminar, webinar)
- Inkoop
- Archiveren, schoonmaken en opruimen van de werkplek
- PR en marketing activiteiten (beursdeelname, websitebeheer, ontwikkelen foldermateriaal et cetera.
Ook hierbij geldt; gedurende de dag consequent bijhouden voorkomt dat u na enkele dagen vergeten bent wat u nu precies op een dag hebt gedaan. Veel succes met het bijhouden van uw uren.
Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt (Privacy statement)