11 manieren om je werktijd beter te managen

Een dag heeft maar 24 uur. Een aanzienlijk deel hiervan is werktijd. Toch blijken die 8 uur die daarvoor staan vaak nóg niet voldoende. Herken jij dit? Ga jij ’s avonds toch die mails nog even wegwerken, die rapportage schrijven of die offerte uitwerken? Zo af en toe kan dat best. Zeker wanneer je er bewust voor kiest. Maar is dit frequent, structureel, voelt het als een ‘must’ en heb je hier zelf geen controle over? Dan kan dit leiden tot stress, or erger, tot een dreigende burn-out. Met slechts enkele aanpassingen leer jij je werktijd beter te managen.

Hoeveel invloed heb jij op je werktijd?

Niets is zo veranderlijk als het weer. Dat merken we momenteel wel weer. Leek het enkele weken geleden al bijna voorjaar, spreken we nu over een gevoelstemperatuur van -20 en een oplopende Elftstedenkoorts. Dat we op het weer niet al teveel invloed hebben (d.w.z. op de korte termijn als individu) is wel duidelijk, maar wanneer je kijkt naar de invloed op je effectieve werktijd kun je daar vaak wel wat aan doen. Ik deel in dit blog graag enkele tips.

Teveel werk, te weinig tijd

Net als bij het weer is ook op het werk geen dag hetzelfde. Dat kan te maken hebben met werkaanbod, klantverzoeken, het uitlopen van afspraken, collega’s en veel andere zaken die van invloed zijn. Wanneer er teveel vakinhoudelijk van je wordt gevraagd of wanneer er gewoon teveel werk op je bordje ligt, dan kan stress om de hoek komen kijken.

Een té groot verschil tussen wat je wil en wat je kan, kan zelfs leiden tot een burn-out. Organisatiepsycholoog Kilian Wawoe en neuropsycholoog Erik Scherder leggen in deze video uit hoe je je tijd beter kunt managen.

Creëer extra (werk)tijd met deze 11 tips

1. Maak gebruik van een dag-/weekplanning, zodat je overzicht houdt in taken en deadlines.
2. Gebruik vergader-of overlegtijd effectief, maak aantekeningen en een afsprakenlijst.
3. Archiveer en ruim op. Niets is zo lastig als tijd verspillen aan het zoeken naar (digitale) documenten.
4. Deel gezamenlijke bestanden in de cloud en voorkom hiermee vele mails over en weer.
5. Check en beantwoord je e-mail op vaste momenten en niet de hele dag door.
6. Voorkom de welbekende ‘mailbom’ en beperk cc’s en bcc’s.
7. Zorg dat je je inbox zo leeg mogelijk houdt. (voorkom het 3x lezen van dezelfde mail). Lees, archiveer, delegeer of neem actie.
8. Zet meldingen van je sociale media uit en verplaats de apps op je telefoon naar een niet (direct) zichtbare locatie.
9. Duurt een taak minder dan 3 minuten, werk deze dan direct af.
10. Maak eens een afspraak via Skype en bespaar reistijd.
11. Focus! Doe geen dingen tegelijk, want dat zorgt ervoor dat je zaken ‘half’ doet.

Voordelen van een kortere werkdag

In Zweden heeft men in een experiment al bewezen dat een werkdag van 5-6 uur beter is dan 8 uur lang te werken. Een kortere werkdag is niet alleen goed tegen stress, maar zorgt ook voor meer creativiteit en een betere productiviteit. Bekijk hier de animatievideo: