Heeft u soms ook het idee dat er meer bereikt kan worden met vergaderen? En dat er niet altijd constructief en efficiënt met de tijd wordt omgegaan?
Hieronder vind u 8 tips om de agenda van uw vergadering op een effectieve manier samen te stellen:
1. Verzamel ruim op tijd agendapunten
Maak een lijst van wat er nog ‘over’ is van de vorige vergadering, wat de vaste punten zijn en wat nu aan de orde komt.
2. Rangschik ze naar belangrijkheid
Wat is voor uw vergadering belangrijk om te behandelen?
3. Rangschik ze naar urgentie
Wat moet u nu behandelen? En wat kan wel een tijdje wachten? Maak een tijdstabel voor de agendapunten die u nu niet op de agenda zet.
4. Schuif door
De agendapunten die zowel belangrijk als dringend zijn zet u op de agenda voor de komende vergadering.
5. Noem bij alle agendapunten het doel
Is het punt ter informatie? Moet er een besluit over genomen worden?
6. Zet bij alle agendapunten de tijdsplanning
Plan krap. Als u een kwartier uittrekt voor een agendapunt neemt het dat meestal ook in.
7. Zet de belangrijkste punten bovenaan de agenda
Dan is iedereen nog fris en enthousiast.
8. Stuur de agenda en vergaderstukken ruim op tijd door
De voorbereiding van een vergadering is heel belangrijk. Geef deelnemers daar tijd voor.
Bron: Vergaderen doe je zo!
Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt (Privacy statement)