Toen ik als ondernemer begon, onder de bedrijfsnaam ToeDoe, was er geen betere omschrijving van de werkzaamheden voor mijn klanten. (ToeDoe, lekker eenvoudig, zonder poespas zeg maar). Alles wat nog -te doen- is, maar waar je als ondernemer niet aan toekomt. Ik neem dat graag uit handen. Het afwikkelen van to do-lijstjes, voor mezelf en voor klanten, is iets waar ik dagelijks mee bezig ben. Toch is alleen het afvinken van lijstjes niet iets wat je per definitie productiever maakt. En wat te denken van de toename aan dagelijkse e-mails en het continue ‘online’ zijn? Hoe kun je daarom toch zoveel mogelijk uit je werkdag halen?
Het boek ‘De productiviteitsninja’ van auteur en coach Graham Allcott geeft inzicht en laat zien dat je met gebruik van de juiste tools en mindset veel effectiever en efficiënter kunt werken.
De auteur omschrijft zijn werkmethodiek aan de hand van de 9 kenmerken van een ninja. Door het hanteren van deze ninja-eigenschappen kun je productiever worden, je visie op je werk veranderen en uiteindelijk een betere work-life balance krijgen. En is dat niet ons ultieme doel? Meer bereiken, met minder inspanning en moeite, en tijd overhouden voor hobby’s, gezin en rust?
Aan de hand van de 9 eigenschappen gaat de auteur in op de valkuilen die kunt ervaren gedurende een (drukke) werkdag en tijd kosten en geeft hij handvatten om hiermee om te gaan. Tijdens de workshop van Think Productive die ik mocht bijwonen, heb ik meer inzicht gekregen in deze ninja-eigenschappen die je helpen tot meer productiviteit.
1. Rustig en kalm
Creëer duidelijkheid en overzicht in je werk, dat geeft automatisch een stuk rust en pas dan kun je op de juiste wijze nadenken, prioriteiten stellen en goede beslissingen nemen.
2. Meedogenloos
Wanneer je je tijd en aandacht goed besteed en je focus daar legt waar nodig is, leer je om selectief te zijn. Zeg dus ook eens nee, want je kunt nu eenmaal niet alles of overal aanwezig zijn.
3. Weet wapens te hanteren
Er zijn diverse denk-en organisatietools waarmee je je werk kunt vereenvoudigen van het maken van een SWOT-analyse, een app voor urenregistratie of social media voor het antwoord op een prangende vraag. Maak hier gebruik van!
4. Onzichtbaar zijn door camouflage
Er komen dagelijks allerlei ‘stoorzenders’ voorbij, waardoor je niet geconcentreerd kunt werken. Denk bijvoorbeeld eens aan je e-mail, telefoon, een collega, social media etc. Wanneer je je bewust wordt van deze afleidingen kun je ze ook uit de weg gaan of jezelf even onzichtbaar maken, zodat je gericht kunt werken. Zet gerust je e-mail notificatie eens een uurtje uit!
5. Niet alledaags
Focus op het eindresultaat en bedenk wat je tegen houdt om dit te behalen. Ga niet voor de standaard route, maar bekijk iets eens vanuit een ander perspectief of experimenteer krijg je nieuwe inzichten.
6. Behendig
Door het hebben van flexibiliteit in je agenda, de mogelijkheid van het inschakelen van andere (hulp)bronnen, zoals een collega of technologie, kun je je tijd beter managen. Maak keuzes in wat je wel en wat je niet gaat doen, want je hebt nu eenmaal maar een beperkte capaciteit.
7. Zelfbewust
Met de juiste mindset kun je veel meer aan. De auteur maakt een vergelijk met het ‘reptielenbrein’. Een reptiel wil niet opgemerkt worden, niet afwijken, want dan loopt hij gevaar. En dat levert weer stress en angst op. Door bewust te luisteren naar je eigen gedachten, hoe jij de dag gaat beginnen en je niet te laten leiden door wat zij willen (ook wel: je e-mail) behoud jij de controle.
‘Maak eens een ‘have-done’ lijst en denk na over wat je hebt gedaan en hoe je dat hebt gedaan, want achter iedere to do-lijst zit een mens. Ben dus dankbaar voor wat je hebt gedaan’
8. Voorbereid zijn
Neem een korte pauze, zorg voor de juiste organisatie of investeer in een praktisch systeem om je werk te vereenvoudigen. Plan dus voorbereiding in. Dat bespaart je later tijd. En dat geldt ook voor het uitwerken van zaken achteraf. Wanneer je mentaal en praktisch bent voorbereid op dat wat er komen gaat, ervaar je minder stress.
9. Geen superheld
Met deze bovenstaande eigenschappen zal je productiviteit met zekerheid toenemen. Je hoeft dus niet perfect te zijn, want dat zorgt weer voor stress. ‘Imperfectie is ok. Je bent maar een mens en je mag fouten maken! Wanneer je dat accepteert ben je al productiever”, aldus de auteur. En probeer niet alles tegelijk aan te passen. Eén ding tegelijk is voldoende. Het opschonen van je inbox kost je wellicht 2-3 uur, maar levert je uiteindelijk een veelvoud hiervan op.
Een andere tip die mij inzicht gaf in het behalen van tijdwinst is de indeling van proactieve, actieve en inactieve aandacht. Deze patronen komen alle drie iedere dag voor! Door het goed plannen van je werk, en dus het benutten van de juiste aandacht in de juiste tijd, zal je taken veel sneller tot een succes brengen.
In het boek ‘Zo word je een productiviteitsninja’ wordt dieper ingegaan op het verder aanpassen van dagelijkse taken en handelingen, en bevat veel tips, checklists en (herkenbare) voorbeelden die je zullen helpen meer uit je werkdag te halen. Een aanrader voor iedereen die tijd beter wil managen en bewuster met zijn of haar tijd wil omgaan.
Je kunt het boek hier bestellen voor € 24,99.
Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt (Privacy statement)