We sturen steeds meer e-mails, en ontvangen er daarentegen ook zoveel weer terug. Een medewerker spendeert op een reguliere werkdag al gauw 2 uur aan het lezen en verzenden van berichten. Op zich kan dit heel efficiënt zijn, want moest je vroeger wachten op de postbode, heb je nu binnen no-time een reactie. We kunnen meer doen op een dag en sneller handelen.
Een valkuil is echter dat we e-mail te pas en te onpas gaan gebruiken en een overkill krijgen. In sommige bedrijven heerst er een CC cultuur met het idee iedereen aangesloten te houden, maar ondertussen ziet men door de bomen het bos niet meer. Het resultaat is snelle, onduidelijke of zelfs onjuiste berichten!
Hoe schrijf je betere e-mails en houd je controle over je inbox?
Om e-mail efficiënter te gebruiken geef ik graag enkele tips. Ze dragen bij aan meer efficiency, tijdwinst en beter resultaat.
- Streef naar reageren binnen 24-uur of informeer de ontvanger wanneer deze antwoord kan verwachten.
- Lees een mail met aandacht en lees een mail nog 1x goed door alvorens te versturen, voorkom vreemde zinnen of taalfouten.
- Hanteer de juiste schrijfstijl en aanhef, ben pas informeel als dat past bij de relatie.
- Voorkom spreektaal.
- Hanteer een duidelijke onderwerpregel, dus niet iets als ‘Wat vind je hiervan?’
- Gebruik CC en BCC of Reply all niet te snel en voorkom een mail-overkill.
- Gebruik BCC wanneer je een persoon of groep mailt en de e-mailadressen niet zichtbaar dienen te zijn.
- Stuur je een reminder, voeg dan de oorspronkelijke e-mail toe.
- Maak e-mails niet te lang. Pak in dat geval de telefoon.
- Plaats een e-mail handtekening onder je zakelijke e-mail bericht. Men heeft dan direct je gegevens.
Heb je vragen of wil je graag wat ondersteuning bij het gebruik van je e-mail? Neem dan eens contact met me op.
En wil je iemand anders blij maken met deze handige tips? Deel ze via social media via onderstaande share-buttons.
Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt (Privacy statement)