De AVG: wat komt er bij kijken?

Als ondernemer heb je vaak wel te maken met persoonlijke gegevens van anderen. Vanaf 25 mei a.s. gaat de nieuwe Privacywet in werking, de AVG. Deze wet heeft allerlei consequenties voor een ondernemer. Je moet n.l. kunnen aantonen dat je je aan deze wet, en dus aan regels, houdt. Ik geef je als nieuwsbrieflezer graag in het kort wat meer informatie hierover.

De AVG eigenlijk niet meer dan dat je moet aantonen zo min mogelijk data te verzamelen als noodzakelijk en dat je deze alleen opvraagt met uitdrukkelijke toestemming van de betreffende persoon. En je moet achteraf ook kunnen aantonen dat je deze toestemming hebt gekregen. Verder zorg je voor een zo goed mogelijke beveiliging van al deze persoonsgegevens.

Alle gegevens die direct en indirect te herleiden zijn naar een persoon vallen onder de nieuwe privacywet. Heb je een contactformulier op je website, maak je gebruik van Google Analytics of Google maps, heb je een webshop of verstuur je een nieuwsbrief, dan verzamel je dus al persoonsgegevens die te herleiden zijn tot een individu.

Er zijn een aantal acties die je in ieder geval onder de loep moet nemen:

1. Verwerkersovereenkomst

• Sluit verwerkersovereenkomsten met partijen die toegang hebben tot de persoonsgegevens die jij verzamelt. Denk hierbij aan partijen die gegevens van jou bewaren, verwerken of inzien, bijvoorbeeld een hosting partij, mailprovider, het softwarebedrijf voor je nieuwsbrief, Dropbox, Google Drive, je boekhoudprogramma, maar ook de boekhouder die je inhuurt om e.e.a. te verwerken.
• Het is de verantwoordelijkheid van degene die de gegevens deelt (de verwerkingsverantwoordelijke) om een verwerkersovereenkomst te sluiten met elk van de verwerkers.
• Grote bedrijven als Google en MailChimp hebben trouwens al standaard overeenkomsten op hun site beschikbaar en dan hoef je vaak alleen maar een vinkje te plaatsen om akkoord te gaan. Bekijk hiervoor je accountinstellingen.

2. Website

• Maak je gebruik van Google Analytics? Dan is het van belang het IP-adres anoniem te maken (de trackingcode op je website anoniem maken) en het delen van statistieken met Google uit te schakelen. Zet hiervoor alle vinkjes in de accountinstellingen m.b.t. het delen van informatie uit.
• Deel je berichten of blogs op social media? Dan plaatsen partijen waarschijnlijk cookies op je website. Zorg dat je dit aan de bezoeker meldt via een cookiemelding. Dit kan bijvoorbeeld met een plugin.
• Zorg voor een goede beveiliging van je website en beveilig deze met een SSL/TLS certificaat, welke zorgt voor versleuteling van online formulieren en een beveiliging van gegevens tussen de server (van jouw website) en een internet browser. Dit certificaat kun je aanvragen bij je hosting provider i.c.m. je hostingpakket.
• Stel een privacyverklaring op. Hierin leg je uit welke gegevens je verzamelt en met welke doel. Plaats in de footer van je website een link naar deze verklaring, zodat je transparant maakt hoe jij de privacyregels naleeft.

3. E-mailmarketing/nieuwsbrief

• Gebruik geen no-reply mailadres als afzender
• Vraag alleen een naam en mailadres voor inschrijven van een nieuwsbrief. Heb je meer gegevens nodig, geef dan aan waarom dat is.
• Verwijs in je opt-in formulier naar je privacyverklaring (MailChimp)
• Maak afmelden eenvoudig en duidelijk zichtbaar
• Stuur dus alleen mailings aan personen die daar expliciet om hebben gevraagd!

4. Verwerkingsregister

• Stel voor een goed overzicht een register op waarin je bijhoudt welke persoonsgegevens je met welk doel verzamelt en wat je er mee doet. Zo kun je aantonen dat je je zaken goed op orde hebt.

Dit zijn in het kort in ieder geval zaken waar je aandacht aan dient te besteden. Voor de volledigheid, ik ben geen jurist, dus wil je zeker zijn dat je ‘100% AVG-proof’ bent zorg dat je e.e.a. dan even juridisch toetst.

Meer informatie:

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
www.charlotteslaw.nl
www.fnvzzp.nl
www.privacyzeker.nl

Heb je een specifieke vraag hierover aan mij? Bel of mail me. Wellicht kan ik je vraag eenvoudig beantwoorden of je doorverwijzen aan een specialist.